Обзор СЭД из Татарстана — система «Практика» или связи решают всё.

Внедряя системы электронного документооборота на протяжении последних двух лет всё чащи приходится сталкиватся с СЭД «Практика», разработанную у нас в Татарстане. Сталикаюсь и в государственных структурах, и в коммерческих, что конечно приятно, система то наша родная татарская, как говорится «Бик әйбәт», но учитывая скудный функционал системы сталкиваешся с непонимаем, зачем вообще заказчикам на столько убогая система, которой и СЭД то назвать не получается??? 

Но о всём по порядку.

Золотой дождь от министра «Практики»

СЭД «Практика» была разработана в 2006 году Казанской компанией «Системы документооборота». Система представляет собой облачный сервис, где плата берётся ежемесячно за каждого пользователя СЭД. Система создавалась фактически под заказ правительства Татарстана, после чего её распространение по республике пошло с помощью административных решений и давления.


Сейчас политика распространения не поменялась, СЭД «Практика» всё также распространяется с помощью административного давления от министра связи Никифорова, чьи бывшие компаньоны и друзья Никифрова Тимур Якубов и Дмитрий Юртаев по «Казанскому порталу» (http://e-kazan.ru/) являются владельцами компании «Системы документооборота». Также Никифоров и Якубов вместе работали программистами в НИИ математики и механики им. Чеботарева при Казанском государственном университете, созданном при поддержке Джоржда Сороса.

Наш министр связи Николай Никифоров — лучший «менеджер продаж» СЭД Практика

На текущий момент СЭД «Практика» пользуются порядка 4000 организаций: МВД РФ, Министерство культуры РФ, Минприроды РФ, Российская академия народного хозяйства и госслужбы при президенте РФ, правительство Москвы, Приморский край, республика Тува, «Татнефть», «Камаз» и другие организации.


4000 клиентов всего за 9 лет сущестования компании — это реально круто, учитывая, что 90% из них «Системы документооборота» смогла заполучить лишь за последние 3 года. Это просто феномеинальный успех какой то, ведь если сравнивать основных старожил рынка, то у них более скудные показатели — у Directum всего 1700 клиентов за 12 лет, а у ЭОСа 6000 клиентов за 20 лет.

Тимур Якубов - совладелец «Систем документооборота» и хороший друг министра связи Николая Никифорова

Получается есть связи на уровне правительства — значит будет тебе и гешефт, и прибыльный бизнес, нет связей — иди работай и не плач. Хороший пример кумовства, о котором знают уже наверное все.

Интересно, а Владимир Владимирович вообще в курсе?

Возможности СЭД «Практика»

На официальном сайте СЭД «Практика» представлены следующие преимущества:

• Простота обслуживания и внедрения
  
• Интуитивно понятный интерфейс
  
• Возможность удаленной работы
  
• Сотрудничество в онлайне с другими организациями
  
• Использование электронной подписи
  
• Гибкость настройки прав доступа
  
• Круглосуточная техподдержка
  
• Гибкая масштабируемость
  
• Мобильный офис руководителя
  

Не буду долго опровергать указанные разработчиком преимущества, просто расскажу, что увидел и узнал по СЭД «Практика», посмотрев на одном из объектов в Республике. Поймёте сами возможности этой, так называемой СЭД.

Итак перед вами сводная таблица:

ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Используемые технологии	Разработана на языке программирования PHP
СУБД	Oracle/MySQL
Принципы работы	На выбор: Тонкий клиент (веб) iPAD-клиент Android-клиент
Возможности	Всего 4 вида групп документов: Входящие Исходящие Обращения граждан Внутренние Регистрация только предустановленных 4 типов документов Согласование /Подписание только 3 типов документов: исходящие, внутренние, ответы на обращения граждан Исполнение поручений и контроль исполнительский дисциплины Электронный архив
Местоположение инсталляции	SaaS-решение, сервера находятся в Республике Татарстан, г.Казань Возможно установка решения на оборудовании заказчика, но на текущий момент это удалось лишь мэрии г.Москвы Фактически система является SaaS-решением.
ФУНКЦИОНАЛ СЭД
Регистрация корреспонденции	Всего 4 функции: ручная регистрация, добавить отсканированные страницы к зарегистрированному документу, создать новую карточку и добавить к ней страницы из различных приложений и со сканера, добавить страницы к последнему документу. Есть лишь 1 группа входящие, и 1 группа исходящие. Т.е. нет возможности создать дополнительные группы: разбить корреспонденцию по разным группам, назначить им разные права доступа, автоматические правила обработки этих документов и настроить индивидуальные для каждой группы оповещения, правила архивации и пр. Все письма приходят лишь либо во входящие, либо в исходящие с одинаковыми карточками документов и правилами работы. Нет журнала учёта и движения бумажных документов, нет возможности отслеживания местонахождения подлинников документов, т.е. фактически система не поддерживает смешанный документооборот, а только электронный. Данный функционал необходим как для дальнейшего списания в дело, так и минимизации дублирования информации, т.к. придётся учитывать их местонахождение в какой-либо дополнительной системе.
Согласование	Согласовывать и подписывать можно только проекты документов, относящиеся к группам исходящие, внутренние, ответы на обращения граждан. Нет возможности выделить отдельные группы: договора, приказы, счета и т.д. Нет маршрутизатора процессов, шаблонов процессов
Поручения	Исполнение поручений и контроль исполнительский дисциплины Система поддерживает следующие виды поручений: резолюция пункт подчинённое поручение проекты поручений и подчинённых поручений
Архив	В системе не поддерживается управление хранением, т.е. установления сроков хранения и действий по их истечению (например, хранить 5 лет, потом уничтожить). Т.е. нельзя гарантировать сохранность документов в течение установленного срока и не допустить их удаления, плюс происходит хранение документов сверх установленных нормативов, из-за чего могут возникать юридические риски. Есть лишь справочник «Номенклатура дел» для отметки, где лежит документ, т.е. некий аналог личным папкам, куда пользователи могут перемещать документы.
Поиск	Поиск только по атрибутам карточки документа В системе отсутствует полнотекстовый поиск, т.е. возможность поиска документа по его тексту.
Отчёты	В базовой поставке уже есть 2 типа отчёта: по документам, и исполнению с подробной детализацией каждого пункта Возможность создания новых отчетов только за дополнительную оплату и только по обращению в тех.поддержку в Казань. Возможности самостоятельного создания отчётов нет Все отчёты выводятся в веб-браузере
Работа с файлами	В системе Практика, документ трансформируется в серию отдельных файлов - картинок («страницы документа» в терминах системы Практика). К карточке документа можно прикрепить файлы MS Word/Excel, PDF, TIFF, но все они будут преобразованы в формат JPG, поэтому все документы в системе Практика не редактируемые нет контекстного поиска по документам нет журнала версий файла с правками
Ведение справочников	Есть только следующие типы справочников: Организации – могут заводить новых контрагентов только привилегированные пользователи Пользователи – могут заводить и назначать права только пользователи «Супер админ» и тех.поодержка в Казани Рубрикатор – могут заводить новые рубрики только тех.поддержка в Казани
Проверка на повторность	Проверка на повторность реализована только по в карточках «Обращения граждан» по ФИО по требованию Правительства Москвы По другим группам документов, например по входящим, проверки на повторность нет
Поточное сканирование и работа со штрих-кодами	СЭД «Практика» не поддерживает функцию поточного сканирования, распознавания, штрих-кодирования и автоматического присоединения отсканированного документа к РК. Поставщик рекомендует использовать лишь единственный сканер - Fujitsu-Siemens FI-5120C (25 стр./мин одностороннее сканирование)
Одновременное редактирование одного файла	Нет, т.к. нет самих редактируемых файлов, а только JPG картинки.
Интеграция с ActiveDirectory	Нет
Система автоматического замещения сотрудников	Да, сотрудник может указать замещающего пользователя, поставив галочку и выбрав пользователя. Возможности указать сроки замещения и время нет. Постоянное замещение настраивается только по обращению в тех.поддержку в Казань
Наличие маршрутизатора процессов. Возможность настройки процессов подготовки/ согласования/ подписания/ рассмотрения/ ознакомления документов	Нет. Маршрутизатора или редактора бизнес-процессов нет, адресаты добавляются вручную. Т.е. настроить гибкие маршщруты согласования, например, договоров не получится никак. Ну если только вы заплатите оооочень много денег разработчику и он реализует данный функционал под вас.
Параллельное/Последовательные/Смешанные маршруты	Да, указывается каждый раз заново в карточке кому направляется документ на согласование и подпись.
Маршрут по ролям/должностям	Нет
Версионность карточек документов (запуск маршрута заново после N количества правок и не согласных)	Нет
Версионность файлов	Нет
Возможность использования шаблонов маршрутов согласования	Нет
Управление жизненными статусами документа	Да. Работа только с созданными статусами, нет возможности создания собственных и настройки процессов и прав доступа под каждый статус.
МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ
Наличие и возможности iPAD-клиента	Да Рассмотрение /ознакомление документов Согласование /подписание документов Работа с поручениями Архива задач и документов, с которыми работал нет Безопасность данных: электронная подпись Защита информации при работе с мобильного устройства, подключение осуществляется по каналу VipNet.
Безопасность передачи данных на iPAD	Защита информации при работе с мобильного устройства, подключение осуществляется по каналу VipNet. НО только при выполнение следующих условий: Операционная система iOS: версии 4.2.х, 4.3.2, 4.3.3 — для iPad 1, iPhone 3G, iPhone 3GS, iPhone 4; версия 4.3.3 — для iPad 2; версия 5.0.1 — для iPad 2, iPhone 4S; версия 5.1.1 — для iPad 1, iPad 2, iPhone 4, iPhone 4S, iPhone 3GS. Должен быть выполнен джейлбрейк устройства, то есть разблокирован доступ к его файловой системе, и установлен менеджер пакетов Cydia. Соответственно Обновления iOS не должны устанавливаться Если будет необходимость установить какие-то еще приложения, то могут возникнуть проблемы с установкой, их стабильной работой и поддержкой
Использование электронной подписи на iPAD	Отсутствует квалифицированная электронная подпись. Крипто-про поставляемая с Практикой неквалифицированная. А та, на которую была получена лицензия ФСБ привязана к определенной IОS. ( IOS 6.1.) Сертификат электронной подписи хранится на iPad, соответственно при утере iPad, сертификат будет утерян вместе с ним Smart-карты не поддерживаются
Наличие Windows-приложения для руководителей, возможности	Да Рассмотрение /ознакомление документов Согласование /подписание документов Работа с поручениями Безопасность данных: электронная подпись Защита информации при работе с мобильного устройства, подключение осуществляется по каналу VipNet.
Наличие решения для планшетов на Windows 8.1, возможности	Нет.
Наличие Android-клиента	Да
ГОС.ОРГАНАМ
МЭДО	Да. Все документы по МЭДО поступают в папку «Входящие» без номеров и доступны по фильтру «МЭДО»
СМЭВ	Да, но интеграции с единым государственным порталом услуг нет.
Обращения граждан	Да
БЕЗОПАСНОСТЬ
Использование квалифицированной электронной подписи	Нет, используется Крипто-про в карточке документа никак не отображается, что документ подписан ЭЦП электронная подпись работает не корректно – ЭЦП никак не реагирует на внесённые изменения ни в карточке документа, ни при замене файла.
Поддерживаемые крипто-провайдеры	Крипто-про
Подписание электронной подписью документов	Да
Подписание электронной подписью поручений	Да
Шифрование файлов	Нет
Разграничение прав доступа к документам	Всего три (разграничение по правам на доступ к документу, разграничение пользователей по ролям, журнал действий пользователей). Нет настройки по группам пользователей, при создании нового пользователя приходится многократно выполнять одни и те же действия.
ЮЗАБИЛИТИ
Принципы работы	Рабочее место по модели облачных вычислений. Минусом интерфейса является большое количество полей и ручных операций Нет возможности сортировки списков документов и задач по клику, например отсортировать столбец по алфавиту, или по убыванию и пр.
Возможность брендирования системы	Да. Возможность разместить логотип в шапке системы Возможность разместить логотип на стартовой страницы iPAD-приложения
ВНЕДРЕНИЕ
Курсы обучения	Да, есть только дистанционные курсы для пользователей и системного технолога.
Документация	Наличие лишь пользовательской документации. Документации по развёртыванию решения, по его конфигурированию и поддержке нет.
Принципы внедрения, предоставляемые услуги	Работы по внедрению включают в себя: Обследование бизнес-процессов и структуры заказчика Выработка требований к технике Предоставляется доступ к типовой и единой для всех конфигурации СЭД Подключение пользователей к удалённой системе по IP-адресу Настройка прав доступа производится службой тех.поддержки в Казани
НАСТРОЙКА, ДАЛЬНЕЙШЕЕ РАЗВИТИЕ & ПОДДЕРЖКА
Настройка полей в карточке документа	Набор элементов метаданных является фиксированным, внести необходимые поля в карточку документа не возможно. Нет возможности наладить работу с различными специфическими видами документов, например, распорядительными или договорными.
Интеграция с другими ИТ-системами	Нет
Создание новых шаблонов отчётов	Нет
Поддержка	Поддержка и консультирование клиентов, осуществляется только через специалистов колл-центра в г. Казань.
ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ & СТОИМОСТЬ
Принципы лицензирования	Оплата ежемесячно за использование лицензии самой системы Плюс оплата ежемесячно за каждого подключенного пользователя
Стоимость	Стоимость работы с СЭД «Практика» составляет 5 тыс. руб. в месяц за лицензию плюс 250 руб. за каждого пользователя. Т.е. например на 100 пользователей, стоимость системы только лицензий, без её настроки и поддержки будет равно порядка 360 000 руб. в год. Не так уж и бюджетно выходит.
ВЫВОДЫ:	Система «Практика» прежде всего – заказная разработка. Основной функционал системы – базовые возможности регистрации, согласования, исполнения и контроля исполнения документов. Этот функционал разработан в соответствии с порядком работы, принятым в Правительстве Москвы и Республике Татарстан. Система поддерживает только электронный документооборот и не поддерживает движения бумажных оригиналов. Система слабо подходит коммерческим организациям из-за отсутствия возможности настройки системы под свои требования, настройки маршрутов согласования, настройки полей, слабой возможности обеспечения безопасности данных, отсуствия возможности создания своих групп документов с необходимым набором полей. «Практика» не подходит и государственным структурам, из-за наличия фактически лишь базового функционала СЭД и слабых возможностей работы с МЭДО и СМЭВ. Кроме того, существуют жалобы на стабильность работы системы, особенно после внесения службой тех.поддержки глобальных изменений. Система постоянно дорабатывается, и все нововведения сразу же без проведения процедуры предварительного тестирования применяются на работающий Saas-сервер.

Мнение «Гильдии управляющих документации» о СЭД «Практика»

Чтобы вы не подумали, что я не справедлив к СЭД «Практика» хочу привести отзыв о системе Сергея Афанасьева исполнительного директора Гильдии с сайта CNews:
«Система в значительной мере сфокусирована на обеспечении работы со служебной корреспонденцией и обращениями граждан, причем в основном на оперативных аспектах этой работы. Глубокая модернизация системы крайне желательна. При этом основные концепции, технические и интерфейсные решения могут быть сохранены. Обследование проводилось в связи с серьезными проблемами, возникшими при эксплуатации и доработке этой системы под нужды конкретного аппарата.».


Со слов Афанасьева из полутора сотен позиций, содержащихся в требованиях Минкомсвязи к системам управления электронными документами, реализованы в СЭД «Практика» лишь 30%!

С тех пор ничего не изменилось.

Рекомендую к прочтению:

http://wek.ru/ministr-milostyu-allaxa — Министра милостью Аллаха
http://protatarstan.ru/dual-portrait/nikolai_nikiforov/ - о Никифорове
http://ecm-community.livejournal.com/167381.html — Никифоров перчик с изминкой
http://ecm.ict-online.ru/analytics/a99751/ - СЭД «Практика» как пример нерыночного продвижения
http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - Мнение о Татарской СЭД "Практика", документооборот из Татарстана