Преимущества и недостатки 1С:Документооборот. Обзор СЭД от 1С

Не так давно пришлось столкнуться с СЭД 1С:документооборот у одного из заказчиков, ситуация до боли типовая:

• на предприятии активно используется 1С, например УПП или новомодный ERP, для бухгалтерии и кадров, на сайте в качестве системы управления используется 1С-Битрикс

• после автоматизации типовых участков, руководство приняло решение о внедрении электронного документооборота

• сисадмины против ещё одного продукта 1С,

• коммерческий директор, лояльный к 1С благодаря франчайзи с их подарками и семинарами, естественно ЗА. Он с 1С работает давно и к ней привык.

В результате ко мне обратились сисадмины с просьбой объяснить руководству почему не стоит слепо использовать платформу 1С для всего чего только можно.

Предлагаю трезво взглянуть на преимущества 1С и её недостстаки.

О СЭД 1С:документооборот.

Фирма «1С» известна как разработчик систем автоматизации предприятий для бухгалтерии, кадров, склада и др.

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный для автоматизации документооборота.

В 1С:Документооборот есть следующие редакции:

• «1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.
• «1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
• «1С:Документооборот 8 ДГУ» выпускается специально для крупных бюджетных учреждений со сложной организационной структурой.

Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями.

Преимущества 1С:Документооборот

И компания 1С, и её многочисленные франчайзи говорят в основном о следующих преимуществах решения 1С:Документооборот:

• Низкая стоимость лицензий - редакция 1С:Документооборот ПРОФ стоит от 36 000 руб.

• Организация документооборота в короткие сроки — всё включено, все функциональные возможности входят в комплект поставки, что значительно ускоряет сроки запуска решения.

• Развитая партнёрская сеть — более 10000 постоянных партнеров в 600 городах 23 стран оказывают услуги по внедрению и кастомизации программы.

• Простота функционала, доступный интерфейс — уже привычный для пользователей 1С интерфейс, наличие в том числе web-клиента и мобильных приложений для iPAD и Android.

• Простой поиск любых документов хранящихся в системе — быстрый поиск документов при отсутствии сотрудника в офисе

• Простая интеграция с другими продукатами 1С — возможности по интеграции используемых продуктов 1С между собой уже в коробке.

• Регулярный выпуск обновлений - функциональность программы постоянно развивается, появляются новые возможности, раз в полгода выходят новые редакции.

• Простота настройки — система легко конфигурируется под требования заказчика.

Ну вообщем то отличные конкурентные преимущества, которые при первом подходе действительно могут убедить человека в правильности выбора 1С:Документооборот.

Что имеем на самом деле...

А теперь реалии. Недостатки 1С:Документооборот

Разберём каждое преимущество 1С:Документооборот по порядку.

Итак...

Низкая стоимость лицензий

Низкая стоимость 1С:Документооборота — миф, т. к. не учитывается стоимость владения системой в разрезе некоторого временного периода, а не только одних лицензий. Оптимально посчитать стоимость владения системой в разрезе 3 лет, куда включить не только серверные и клиентские лицензии на конфигурацию и платформу, но и стоимость работ 1С-специалиста или франчайзи на внедрение, стоимость информационно-технического сопровождения за 3 года (ИТС), поддержку и решение постоянных проблем с обновлениями, времени простоя из-за постоянных обновлений и пр. и пр.

После подсчёта стоимости владения за 3 года окажется, что не такое и бюджетное решение от 1С для автоматизации электронного документооборота.

Развитая партнёрская сеть

На сайте 1С вы можете найти список сертифицированных партнёров, оказывающих услуги внедрения 1С:Документооборот в вашем регионе.

На самом деле, чтобы получить статус сертифицированного партнёра 1С надо иметь всего лишь 1 специалиста в штате, который может давно уволиться из данного франчайзи, а статус у франчайзи у компании останется. К тому же не факт, что именно на вашем проекте будет задейстсован именно сертифицированный специалист, проектов много, а специалистов обычно не хватает. Поэтому по факту к вам может приехать кто угодно, хоть фрилансер, которого наняли под ваш проект, хоть студент, который предложил низкую цену, или универсальный 1С-ик, который постигает тонкости электронного документооборота на вашем проекте.

Большинство из франчайзи это отличные продажники, но что касается практики внедрения СЭД и дальнейшего обслуживания, то тут чётко видна не хватка компетенции в организации электронного документооборота, нет опыта в решении не стандартных проблем с ЭДО, не знание российского законодательства, в связи с чем успешным внедрение 1С:Документооборота может быть только в секторе SMB.

Поэтому наличие того или иного франчайзи на сайте 1С в списке сертифицированных не является гарантией успеха проекта.

Качество внедрения проекта и дальнейшего обслуживания никак не контролируется 1С, в результате постпродажное обслуживание очень низкое и заканчивается фактически лишь продажей обновлений на ИТС.

Всё включено или внедрение в короткие сроки

Функционала коробочной версии недостаточно для организации полноценного электронного документооборота, а для расширения функционала потребуется программирования на языке 1С.

Доработка средствами программирования сильно увеличивает сроки внедрения не сколько на саму доработку, сколько на процесс тестирования разработанных дополнений и конфигурации в целом.

Что имеем в результате? Доработанную конфигурации сопровождать гораздо сложнее, потому что при каждом обновлении 1С придется тестировать все дополнительные разработки, в том числе придётся "переписать" заново дополнительный функционал.

Простота функционала, доступный интерфейс

Интерфейс платформы 1С — притча во изыцах, даже после обновления интерфейса интерфейс системы остаётся малопонятным простым сотрудникам, далёким от бухгалтерии. Интерфейс 1С кажется слишком запутанный, как будто специально усложнённым. И ряд простых и банальных для других СЭД действий в 1С:документооборот выполняет явно криво или вовсе не работает.

Нужны примеры? Пожалуйста...

При регистрации документов сталкиваешься, например, с такими ограничениями:

• из карточки входящего документа нельзя создать связанную карточку другого входящего документа
• регистратору нельзя просмотреть кем был согласован документ, если регистратор не является участником процесса "Согласование"
• а также нелогичных разрешений (например, возможность регистрации документа со статусом "Не утвержден")
• отсутствует проверка на повторность входящих документов от юридических лиц
• проверка повторности реализована в ручном режиме только для обращений граждан.

В системе контроля исполнения также есть ряд особенностей:

• в бизнес-процессе "Поручение" нельзя задание адресовать нескольким исполнителям
• в бизнес-процессе "Исполнение", если один пользователь проверяет и качество исполнения и срок, необходимо устанавливать 2 роли Проверяющий и Контролер и соответственно отработку бизнес-процесса придется сделать дважды
• не предусмотрено назначение нескольких ответственных исполнителей
• не предусмотрена работа с многопунктовыми документами, проектами резолюций.

Ну и ещё несколько найденных «особенностей» 1С:Документооборот, которые откровенно удивили:

• Нет отдельного механизма поиска по реквизитам

• Для учета движения бумажного документа внутри организации может быть использован "Журнал передачи документа", но все отметки о перемещении документа придется выполнить вручную.

• Движение внутренних документов между структурными подразделениями даже в электронном виде заходит в тупик, т.к. права на внутренние документы реализованы посредством папок, нет права на доступ к папке - нет права на доступ к документу из этой папки

• Для исходящих документов не предусмотрена работа с реестрами внешней отправки, печати почтовых реестров, надпечатки конвертов, не говоря уже о партионной почте

• Функции по работе с делами документов сведены к возможности печати номенклатуры дел и печати документов для оформления дела к передачи его в архив. При этом есть пробелы, например, документ "Внутренняя опись дела" формируется с незаполненной графой "Номер документа в деле". Другие функции архива организации ни в данной, ни в других конфигурациях фирмы 1С не реализованы

• В типовой поставке отсутствует самостоятельный учет проектов документов. Данный функционал может быть настроен дополнительно с помощью доработки на внедрении.

• Нет возможности вести личные папки пользователя.

• Нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, кликаешь по документу, открывается тот же Word, Adobe Reader и пр.

• Нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы

• Нельзя настроить обязательное заполнение для дополнительных реквизитов

• Слабые возможности по настройке нумерации документов - нет функционала позволяющего нумеровать документы в пределах подразделения

• И самый смак, который достал почти всех пользователей и администраторов 1С:Документоооборот - часто слетают права

И таких недоделок, неудобств, повторных действий, лишних кликов и просто откровенных ляпов в системе предостаточно.

Конечно, кто уже работал с продуками 1С многое покажется привычным, как в старом анекдоте про ежиков, которые кололись, но продолжали жрать кактус... а вот те, кто с 1С ранее не работал, менеджеров, канцелярию, многих руководителей, тех сотрудников откровенно жалко. КПД от работы будет низким и без конфликтов при внедрении СЭД явно не обойдётся.

Простота настройки

В администировании и обслуживании 1С:Документооборота тоже не всё гладко

• Простое заведение нового пользователя — целое событие, которое может затянуться на час и даже больше, т. к. обновление происходит по дискрептору.

• Права в системе гибкие, но сложные в настройке, слетают часто, обновляются долго. Во время пересчета у пользователей пропадают задачи, в списке последних открываемых документов записи вылетает часто ошибка "Объект не найден", вываливаются разные сообщения из серии "Нет прав доступа к базе данных", если захотим проверить кто из пользователей имеет права доступа и кликнем по ссылке "Права доступа", то не отображаются все кто реально имеют доступ к документом (бага).

• Изменение прав доступа у пользователей имеет аналогичные проблемы.

• Простота интеграции разных 1С тоже не так проста как преподносит сама 1С, слишком много НО, начнём хотя бы с главной проблемы — на всех 1С интегрированных между собой должны стоять последние обновления, иначе интеграция отваливается. А обновив 1С-ки отваливается всё остальное. См. соответсвующий раздел.

Получается, что обслуживать 1С:Документооборот становится выгодно... правильно - для 1С:Франчайзи.

Обновления 1С — беда для клиента

Вы знаете как работают программы от 1С? В большинстве случаев клиент покупает один или несколько программных продуктов, состоящих из самой платформы и конфигурации (приложения для данной платформы). 

На внедрении программист настраивает работу данной конфигурации под требования клиента, дорабатывает отчеты, устанавливает доп. плагины и т.д. 

При этом и сама платформа 1С, и конфигурации на её основе не так стабильны, багов хватает и там, и там, как со стороны самой 1С, так и от конфигураций и доработок от франчайзи.

Для исправления всевозможных багов приходится ставить обновления, которые 1С выпускает с завидной постоянностью 3-4 раза в месяц, теже бухгалтера подтвердят, 1С-ники у них частые гости, приезжающие с обновлениями и исправлениями, из-за которых в последствии опять 1С обваливается, по 1-2 раза в неделю.

При этом при обновлении приходится обновлять не только используемые компонтенты, а всю платформу, даже ту часть и те модули, которые не задействованы у вас.

В результате приходится переписывать выполненные настройки, тестировать систему по мере возможности, в том числе из-за нового функционала, из-за которого теперь не работет написанный под клиента функционал, чинить отваливающиеся лицензионные ключи 1С, которые при обновлении отваливаются с завидной регулярностью и т.д. И всё это в production-среде, когда система нужна рабочая, когда в ней хранятся какие то данные, когда нужен оперативный отчёт или оперативно решить задачу, например согласовать договор, в результате пользователи вынуждены забыть про электронный документооборот, и переходить опять на связку электронная почта + листы согласования «бегунки».

Новое обновление несёт новые баги, из-за чего опять что то отваливается, приходится что то переписывать в конфигурации и настройках, тестировать, ставить новые обновления, не смотря на новые проблемы, которые они несут, и опять переписывать, тестировать и т. д. Вот такой порочный круг, благодаря которому бизнес 1С франчайзи остаётся прибыльным на протяжении стольких лет, и пережили все возможные кризисы и 1998-го, и 2008-го, и 2015-го тоже перенсут, благодаря созданной 1С экосистеме.

Конечно, можно отказаться от обновлений 1С, и обновляться только при необходимости на стабильные апдейты, которые у 1С всё таки бывают, но как быть если на этой же платформе сидит зарплата и кадры, которым для работы требуются регулярные обновления, например по налогам? Можно отказаться от обновлений совсем и использовать для сдачи отчётности тот же СБИС++ или КонтурЭкстерн, и платить им за подключение, повозиться с интеграцией и экспортом между ними. Но опять же это скажется и на общей стоимости владения системой, и на удобстве работы. Да и бухгалтерия не будет рада такому подходу...

Резюме по 1С:Документооборота

Платформа 1С очень большая и громоздкая, которая призвана закрыть все возможные задачи автоматизации предприйтий: от бухгалтерии и кадров, производства и склада, учёта клиентов, архива и документооборота и пр. Сначала такой подход в платформе вызывает восхищение, но по мере использования восхищение быстро проходит.

Есть ли будущее у 1С:Документооборот? Однозначно да, за счёт огромной сети 1С:Франчайзи, которая уже крепко «сидит» от малого бизнеса до среднего бизнеса страны и СНГ. Я думаю, 1С:Документооборот в ближайшей перспективы не смотря на свои ляпы и косяки сможет захватить рынок СЭД, сместив от туда текущих лидеров Directum и ЭОС (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), и откусит до 70% рынка СЭД в ближайшие 3-5 лет.

Подходит ли 1С:Документооборот вашей компании решать вам. Прежде чем выбрать в качестве СЭД 1С:Документооборот, изучите отзывы о самой платформе, пообщайтесь про проблемы 1С с теми же бухгалтерами, спросите про частоту обновлений платформы, как часто к ним приезжают франчайзи, изучите хорошенько функционал и интерфейс системы.

Может не стоит хранить все яйца в одной корзине и решать все задачи, с помощью одной системы? На рынке сейчас есть отличные специализированные под электронный документооборот решения от других вендоров, которые уже обкатаны тысячи раз.

Postscriptum

Если интересны особенности 1С и 1С:Документооборот, рекомендую ещё почитать следующие статьи и форумы:

• Почему 1С это плохо и почему так не любят 1С программистов http://habrahabr.ru/post/244727/

• Поискать в Яндексе про обновления http://yandex.ru/yandsearch?text=После%20обновления%201С%20перестала%20работать&clid=1955455&banerid=9800000271

• Недостатки 1С:Документооборот http://forum.infostart.ru/forum41/topic63235/

• Сравним с 1С http://www.ultimaerp.com/compare/1c/

• Отзывы пользователей о данной СЭД http://www.doc-online.ru/software/1cdocumentooborot/