Обзор СЭД Кодекс:Документооборот

Есть некий потенциальный клиент — гос.структура, которая очень давно работает на СЭД Кодекс:Документооборот, и которая искрнне желает поскорее мигировать с него на другую систему.

Давно не встречал я этого динозавра, что удивительно, Кодекс остаточно живёт ещё во многих гос.структурах и даже на уровне некоторых регионов.

В этой статье хотел бы разобрать как не надо разрабатывать СЭД. СЭД Кодекс - такой хороший пример как из одной из самых популярных систем электронного документооборота скатиться просто в аутсайдеры рынка, клиенты с которого бегут к конкурентам.



Любопытства ради, зашёл на сайт Кодекс:Документооборот в раздел новости, последняя новость — поздравление с 2015 новым годом, предыдщая новость — поздравление с 2014 годом. Узнать текущую версию СЭД на сайте разработчика мне так и не удалось, нет такой информации. Можно предположить, что система фактически мертва и живёт за счёт поддержки старых клиентов, кто пока с неё не перешёл на что то более современное.

А таких клиентов от Кодекса ушло предостаточно за последнее время, вот только те клиенту, что на слуху:

• Администрация г. Санкт-Петербурга перешла на Documentum,
  
• Администрация Краснодарского края на «Синкопу» (собственная разработка),
  
• Правительство Республики Бурятия на EOS for SharePoint,
  
• Иркутская область на «Гран-Док»,
  
• Курганская область на Naudoc,
  
• Мурманская область на DocsVision и т.д.
  

Меня заинтересовал вопрос, как некогда достаточно распространённая система смогла так быстро потерять свою долю рынка. Я решил копнуть по глубже, в структуру системы, в основные жалобы клиентов, в возможности системы, интерфейс и пр.

Архитектура СЭД Кодекс:Докуметооборот

Архитектура системы представляет из себя полный хаос -  отдельные модули на отдельные документопотоки (служебная корреспонденция, письма и обращения граждан, внутренние документы) и на отдельные функции (централизованный контроль исполнения, управление документами, согласование документов, оперативный контроль руководителя).

В резльтате у многих пользователей СЭД на одном рабочем месте стоит по несколько модулей. Особенно это касается делопроизводителей в департаментах, комитетах, управлениях, службах, где один сотрудник обрабатывает несколько документопотоков. Также касается функциональных сотрудников, которым приходится работать с разными функциями (как минимум, им необходимо установить «Управление документами», «Систему подготовки и хранения документов» и «Согласование документов»).

Например, согласование документов — это отдельный модуль, а подготовка и хранение документов — это уже другой. В результате приходится ставить сразу 2 модуля для решения одной задачи, и при работе с документом, приходится прыгать между модулями.

Структура базы данных Кодекс:Документооборот

Структура базы данных под стать архитектуре системы, такой же хаос. Для каждого модуля используется своя база данных (БД). На каждое подразделение для ведения собственного делопроизводства необходимо ставить отдельную базу данных.

Итого в рамках одного подразделения необходимо иметь несколько баз данных, а в рамках всей организации несколько десятков БД.

Со слов коллег, обслуживающих СЭД Кодекс, у них функционарует порядка 50 баз данных, и все на одном сервере! Представьте как это обслуживать всё :)

Взаимодействие между разными базами данных организовано только средствами обмена и то в ограниченных пределах. Например, можно передать документы по служебной корреспонденции из одной БД в другую или передать входящее письмо в базу контроля. Собрать сводную информацию или сделать аналитику по разным базам крайне сложно, а иногда и невозможно.

Один и тот же документ при многократной передачи из БД в БД превращается в несколько документов, каждый из которых имеет свой регистрационный номер (единая нумерация документов отсутствует). Связки между документами в разных базами данных не установить, т.е., например нельзя связать обращение гражданина, которое лежит в одной базе, и исходящее письмо – ответ на это обращение, которое лежит в другой базе.

Необходимо администрировать несколько баз, в т.ч. вести в каждой БД дублирующие справочники. Исключение составляет только глобальный классификатор исполнителей, единый на все модули. Но и при этом в каждом модуле необходимо вести свой локальный классификатор исполнителей, который синхронизируется с глобальным классификатором.

Пользовательский интерфейс

Чтобы понять, что из себя представляет пользовательский интерфейс системы Кодекс:Документооборот, вспомните Windows 3.11 или Windows 95. Вспомнили? Вот это он и есть. Ладно, бы интерфейс был бы старым и не красивым, это ещё не всё :) Хаос продолжается и здесь - каждый из модулей Кодекс:Документооборот имеет свой кардинально отличный от прочих модулей интерфейс.

Для реализации одних и тех же функций в разных модулях используются разные термины, разное расположение кнопок и названий команд. Есть проблемы с размерами текстовых полей, например, для резолюций. Работать с системой на экране с большим разрешением просто не реально, т.к. размер карточки документа заточен под монитор с низким разрешением.

Но, скажете вы, у Кодекса есть же веб-интерфейс! В веб-интерфейсе реализована только часть функционала, и он не является полноценной заменой Win-приложения.

Именно поэтому, когда раньше выходила новая версия СЭД, админам приходилось обновлять систему (по несколько модулей на 1 рабочем месте) полностью на всех рабочих станциях.

Разработка и тестирование

Вот мы и добрались до корня зла — всё дело в организации процесса работы. Как рассказали компетентные доброжелатели, в Кодексе разработкой системы занимается всего 10 человек, а тестированием — вообще всего 1 человек на одном компьютере. Фактически всё тестирование при выпуске новой версии СЭД Кодекс:Документооборот ложится на плечи заказчиков.
На заказчика ложится необходимость постановки задачи для доработки, бета-тестирования новых версий системы со сделанными доработками, описания ошибок и передачи их разработчику для исправления. Чаще всего это многократные итерации.

Естественно, заказчикам подобная ситуация не устраивает, вот они и переходят поголовно на другие решения.

Вывод по СЭД Кодекс

СЭД Кодекс:Документооборот умирающая система, она мёртвая не только по функционалу, замеьте тут я его даже не описывал, там всё ещё хуже, но и что самое главное по структуре системы.

Что делать Кодексу, чтобы сохранить оставшихся клиентов?

1. Уволить всех программистов и продавать решения конкурентов,
2. или же уволить руководителя проекта, переписать систему с нуля, передать тестирование на аутсориснг, и начать обход всех старых партнёров, которые сбежали с Кодекса.

Что делать клиентам Кодекса, которые ещё пока не сбежали с него? Бежать как можно быстрее

• сколько она ещё протянет не понятно, зачем тратить и время, и силы, на мёртвую систему не понятно.