Обзор систем электронного документооборота (СЭД) на SharePoint

Перед вами краткий обзор систем документооборота на SharePoint.

Такие системы можно условно разделить на

а) СЭД lite — корпоративные порталы с простыми функциями согласования и работы с поручениями и максимум с электронным архивом, таких систем можно найти порядка 10-12 штук просто поискав в поисковых системах по запросам «документооборот на sharepoint» и прочее.

б) есть более профессиональные СЭД на SharePoint, со всем необходимым функционалом. Тут множество тонкостей, которые по сайту вендора не всегда понятны.
Выбрал для обзора 3 наиболее популярные СЭД на SharePoint - это WorkLite Docs, WSS Docs и EOS for SharePoint:

• WorkLite - единственные у кого демо-версия открыта онлайн всегда и доступна для тестирования. Но вот на вопросы ответили лишь вскольз, больше рассказывая какая это замечательная система, и что стоит совсем не дорого.
• в WSS Docs ответили быстро, но продолжать разговор не захотели, лишь бегло ответив на некоторые вопросы, попросив прислать им письмо с корпоративной почты, на которую так и не ответили. Ни как журналисту-блогеру, ни как потенциальному партнёру. Демо-версию системы получить так и не удалось, пришлось получать информацию по крупицам:

- открытой информации
- видео-презентациям
- отзывам клиентов
- их приложения в Аппсторе

• третий участник тоже отличился, задав вопросы по почте об EOS for SharePoint и прождав 3 дня, так и не получив ответ, и лишь после позвонив в ЭОС, меня переключили на специалиста, который ответил на вопросы. Демо-версию тоже дали после письма с корп. Почты в виде виртуальной машины Vmware + дали ссылку на приложение для iPAD в appstore.

Итоги в таблице "Сравнение систем документооборота на SharePoint" 

 

	WSS Docs	EOS for SharePoint	WorkLite Docs
ОБЩИЕ КРИТЕРИИ ПО КОМПАНИИ
Специализация компании	Разработка портальных решений на платформе Microsoft SharePoint	Разработка систем делопроизводства, документооборота и автоматизации архивов.	Разработка портальных решений на платформе Microsoft SharePoint
Количество клиентов	Менее 100 клиентов пользователей портального решения и решения по документообороту.	Более 6000 клиентов компании, клиентов EOS for SharePoint порядка 100 организаций.	Менее 30
Наличие партнёрской сети	Нет	Есть	Нет
Партнёрская программа	Нет	Есть	Нет
Наличие лицензий ФСБ	Нет	Есть, имеется 8 лицензий ФСБ по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации, криптозащиты и пр.	Нет
ОБЩИЕ КРИЕТРИИ ПО СИСТЕМЕ
Поддержка SharePoint 2013	Есть	Есть	Есть
Поддержка Foundation	Есть	Есть	Есть
Способ реализации системы	Разработан собственный фреймворк, стандартные модули заменены на собственной разработки, используется собственаая база данных, не SharePoint, использование базовых возможностей платформы Microsoft SharePoint сведено к минимуму. Не является настоящим SharePoint-решением, но отличается наилучшими показателями по производительности.	Система построена на платформе SharePoint, значительно доработано и оптимизировано, ряд элементов, которые оказывали влияние на быстродействие заменено собственной элементами разработки. Все доп.опции собственной разработки.	Построена польностью на платформе SharePoint, вопрос с производительностью никак не решён.
Наличие мобильных приложений	Есть версия для iPAD	Есть решение для iPAD от вендора, есть iPAD-приложение от партнёров, есть 2 Windows приложения,в том числе для планшетов, клиент для andoid в разработке как от вендора, так и 1 android-клиент от партнёров	Нет
"Толстый" клиент (Windows)	Нет	Есть. 2 Windows приложения для руководителей, с разными интерфейсами и приницпами работы.	Нет
Outlook-клиент	Есть	Есть	Нет
Поточное сканирование	Есть	Есть	Нет
Поддержка штрих-кодов	Есть	Есть	Нет
Сканирование с автоматическим распознаванием в Word/PDF/текст	Нет	Есть	Нет
Электронная подпись, интегрирована в портал	Есть	Есть, в том числе с возможностью проставления факсимиле (рисунок печати и подписи) в документах	Есть
Производительность	Следующие модули SharePoint были заменены на модули собственной разработки: 1.Выбор из справочника. 2.Выбор пользователя или группы. 3.Представление списка документов. 4.Механизм управления разрешениями.	1. Программный код оптимизирован для работы с платформой SharePoint в части визуального интерфейса и WorkFlow c учетом использования большого количества уникальных разрешений и элементов. 2. Проблемы поиска документов и работы с заданиями решили путем использований поисковой базы данных, по которой происходит поиск, что позволило увеличить производительность системы в разы. 3. Проблема накопления документов решена за счет передачи документов в архив в части интеграции с продуктом "Архивное Дело" и поддержки работы единой системы на несколько БД данных SharePoint. 4.Возможность разнести по нескольим базам данных	Вопрос не решён. Стандартный SharePoint
Модуль интеграции	Есть. Модуль интеграции с ERP	Есть. Универсальный модуль интеграции	Нет
БЕЗОПАСНОСТЬ
Интеграция с AD	Есть	Есть	Есть
Использование квалифицированной электронной подписи	Нет	Есть, в том числе в мобильных приложениях	Нет
Поддерживаемые крипто-провайдеры	Любой криптопровайдер с поддержкой Microsoft CryptoAPI.	В СЭД и Windows-приложениях – любой криптопровайдер с поддержкой Microsoft CryptoAPI. В приложении iPAD и Android - СКЗИ от Алладин
Подписание электронной подписью документов	Есть	Есть	Есть
Подписание электронной подписью поручений	Нет	Есть	Нет
Шифрование файлов	Нет	Есть	Нет
ЭП на iPAD	Нет (информации не нашёл)	Есть. Усиленная квалифицированная подпись, нет привязки к версии iOS, СКЗИ от Алладин: ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001, может быть одним ключом как для iPAD-приложения, так и для СЭД. Smart-карта: электронный пропуск для строгой аунтификации в корпоративной среде, карта может содержать платежное приложение	Нет
ЮЗАБИЛИТИ
Принципы работы	Имеется единое рабочее место (РМ), фильтрация по типам документов в верхнем меню и шапке портала по иконкам. Отслеживание статусов и работа с документами и их фильтрация методом папок. В соответствующей папке в список выводятся сразу все документы, что кажется не совсем удобным решением, например, в случае если в списке будет несколько сотен документов, сортировать их будет уже гораздо сложнее, только поисковыми фильтрами. Используется свой дизайн-шаблон sharepoint, не может наследовать используемый на портале шаблон. Полностью избавились от Ribbon, в виду специфики реализации и отсутствия стандартных списков.	Имеется три типа рабочих мест (РМ) пользователей: регистратор (делопроизводитель), пользователь, руководитель. На их основе можно создавать свои уникальные типы РМ. В РМ пользователя и руководителя работа идёт с задачами, а на РМ регистратора приходят документы. На РМ'ах есть фильтрация по типам документов в верхнем меню, поисковый фильтр уникальный для каждого типа РМ, настроенный под потребности группы пользователей, слева sharepoint-представления. В списке выводятся задачи и документы по типам, есть возможность фильтрации списков. Наследует используемый на корпоративном портале дизайн-шаблон, своего пока нет, обещают выпустить новую версию дизайна осенью 2014. На большинстве разделов Ribbon спрятан и минимизирован, но есть.	Имеется единое рабочее место (РМ), в верхнем меню идёт фильтрация по типам документов, в верху над списком очень простой поиск, а слева настроенные представления. Происходит работа с документами, а не с задачами. Не оптимизировано на работу с большими объёмами данных, слабая фильтрация.Используется переработанный стандартный дизайн шаблон sharepoint с минимальными изменениями. На большинстве разделов Ribbon спрятан, но есть.
Скорость отклика страницы (сек.)	Меньше или порядка 1 секунды	Меньше или порядка 1-2 секунд	Меньше или порядка 1-2 секунд
WORKFLOW
Способ реализации маршрутизатора рабочих процессов	Собственное решение	На базе платформы SharePoint, значительно доработанное	На базе платформы SharePoint, доработанное
Возможность доработки процессов в SharePoint Designer	Нет	Есть	Есть
Паралельное/Последовательные/Смешанные маршруты	Есть. Последовательное согласование Параллельное согласование Комбинации последовательного и параллельного согласования	Есть, можно настраивать процессы с условиями, циклами, этапами, переходами к любому этапу по завершении текущего этапа, оповещениями, в том числе с учетом календаря рабочего времени и проч. Заранее можно гибко настроить маршруты и запускать их вручную или автоматически (в т.ч. при выполнении определенных условий).	Есть, базовые возможности.
Маршрут по ролям/должностям	Есть	Есть	Есть
Версионность карточек документов (запуск маршрута заново после N количества правок и не согласных)	Нет	Есть	Нет
Версионность документов	Есть	Есть	Есть
Шаблоны процессов	Есть	Есть	Есть
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Контроль местонахождения бумажных документов	Нет	Есть	Нет
Печать карточек документов	Нет	Есть	Нет
Шаблоны документов	Есть	Есть	Есть
Возможность делегирования задач	Есть	Есть	Есть
Функция замещения	Есть	Есть	Есть
Готовые формулировки в полях	Нет	Есть	Нет
Виды поручений	Поручение по документу, инициативное поручение	Система поддерживает следующие виды поручений: резолюция, пункт, периодическое поручение, поручение без документа, подчинённое поручение, проекты поручений и подчинённых поручений. Переназначение и каскадное исполнение поручений. Многоуроовневый контроль. Отслеживание истории исполнения, переносов сроков пр.	Поручение по документу, инициативное поручение
Подчинённые поручения	Есть	Есть	Нет
Проекты поручений	Нет	Есть	Нет
Переодические поручения	Нет	Нет	Нет
АРХИВ
Списание документов в дело	Есть	Есть	Есть
Ведение номенклатуры дел	Есть	Есть	Есть
Электронный архив	Есть	Есть	Есть
Ведение отдельной архивной базы Документов	Есть	Есть	Нет
Проведение экспертизы ценностей	Есть	Есть	Нет
Формирование отчетов по архивному хранению документов	Есть	Есть	Нет
Контроль сроков хранения дел	Есть	Есть	Нет
Топографирование хранилища документального архивного фонда	Нет	Есть	Нет
Передача в гос.архив	Нет	Есть	Нет
IPAD-КЛИЕНТ
Возможности	Согласование, подписание документов, стандартный базовый набор функционала. - скудный и простой дизайн приложения. Напоминает обычную почту iOS. - нет возможности аннотировать файлы документа (использовать графические и аудио аннотации) - нет ЭЦП (информации так и не нашёл) Простой интерфейс без изысков, документы поступают в СЭД как есть, без их преобразования в другие форматы, для редактирования открываются установленные офисные приложения.	Красивый и удобный интерфейс. Возможности: рассмотрение /ознакомление документов, согласование /подписание документов, работа с поручениями, работает OFFLINE, безопасность данных: защищённый канал связи (TLS/SSL), электронная подпись.	Нет
Использование квалифицированной усиленной электронной подписи	Нет	Есть. ЭЦП: усиленная квалифицированная подпись, нет привязки к версии iOS, СКЗИ от Алладин, может быть одним ключом как для iPAD-приложения, так и для СЭД. Поддержка Smart-карт: электронный пропуск, для строгой аунтификации в корпоративной среде, карта может содержать платежное приложение	Нет
Работа offline	Нет	Есть	Нет
РАЗНЫЕ МОДУЛИ
Наличие доп.модулей	"Корпоративный портал", "Электронный архив"	"Управление совещаниями", "Архивное дело", "Конструктуор гос.услуг", "Обращения граждан", МЭДО, "Электронный парламент"	"Корпоративный портал", "Портал для отдела HR"
ГОС.ОРГАНАМ
Использования в гос.органах	Нет	Есть	Нет
СМЭВ	Нет	Есть	Нет
МЭДО	Нет	Есть	Нет
УРОГ (обращения граждан)	Нет	Есть	Нет
Законотворчество	Нет	Есть	Нет
АДМИНИСТИРОВАНИЕ
Документация	Есть	Есть	Есть
Видео-уроки	Есть	Есть по базовой версии, плюс как доп. Услуга под настроенные процессы и документы конкретного заказчика	Нет
Курсы обучения	Есть	Есть	Есть
Самостоятельное развитие системы и доработка	Есть. Свой фреймворк и своя струкутура БД, необходимо ознакомиться с ними и с приницпами работы, доработки. Свои настройки списков, ролевая модель, настройки рабочих процессов. Базовое обслуживание за счет стандартных предусмотренных возможностей.	Есть. Стандартные возможности по доработке и развития системы на платформе MS SharePoint. Настройка список, расширенная настройка прав доступа, расширенные настройки рабочих процессов как согласования/подписания, так и рассмотрения/ознакомления корреспонденции.	Есть. Стандартные возможности по доработке и развития системы на платформе MS SharePoint.
Конфигуратор	Нет.	Есть. Установщик и конфигуратор – Windows программа.	Нет.
Базовая конфигурация	Есть.Минимальный набор групп документов и процессов.	Есть.Минимальный набор групп документов и процессов.	Нет.
Возможность "голой" установки и настройки с нуля под себя	Есть, при расширенном внедрении	Есть при любом внедрении.	Есть.
ВНЕДРЕНИЕ
Принципы внедрения	Экспресс-обследование (3 дня), написание и согласование фунциональных требований, настройка процессов, обучение ключевых и рядовых пользователей и администратора, создание документации. Работы в зависимости от выбранного типа внедрения: SMB, Базовое, Стандартное, Расширенное.	Всё зависит от пожеланий заказчика. В большинстве случаев настраивается под процессы заказчика, может быть развёрнуто и настроено на базовой конфигурации или развёрнута минимальная базовая кофигурация. Методологии внедрения у партнёров и ЭОС отличаются. Можно выбрать подходящий для заказчика вариант. Работы могут включать в себя:экспресс обследования бизнес-процессов, полное обследование бизнес-процессов, реинжиниринг бизнес-процессов в области делопроизводства и документооборота, написание Технического задания, работы по установке системы и настройке под требования, описанные в Техническом задании, и тестирование, разработка инструкций по делопроизводству, создание индивидуальных ролевых видео-уроков, авторский надзор, дальнейшие сопровождение и тех.поддержка.	Экспресс-обследование, написание и согласование фунциональных требований, установка базовой версии, настройка процессов, обучение ключевых и рядовых пользователей и администратора, создание документации.
Пилотный проект	Нет	Есть. "Быстрый Старт" – настройка 1 процесса под требования заказчика (регистрация документов или процесс согласования договора) за 3 рабочих дня. Лицензии системы временные на 3 месяца, стоимость 78 000 руб. На текущий момент эту услугу оказывают только партнёры.	Нет
ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ
Принципы лицензирования	1) Необходимо приобрести серверную лицензию WSS Docs Server, включает в себя 100 пользователей. 2) И пользовательские лицензии двух видов: конкурентные и неконкурентные. 3) Есть также готовая поставка на 50 пользователей для SMB-сектора – WSS Docs SB, и поставка для крупного бизнеса WSS Docs Enterprise, включающая 100 пользователей.	1) Необходимо приобрести лицензию на ферму серверов в не зависимости от функционала СЭД или только управления совещаниями. 2) Пользовательские лицензии двух типов: конкурентные и не конкурентные	Стоимость решения зависит от необходимого функционала и редакции: "Регистрация", "Канцелярия" - урезанные по функционалу версии, "Компания" - полнофункциональная. Пользовательских лицензий нет.
Наличие конкурентной лицензии	Есть	Есть.
Акции и скидки	Льготная миграция с Lotus-документооборота	Скидки: 1) накопительная скидка. Чем больше пользовательских лицензий, тем меньше стоимость одной пользовательской лицензии. 2) Академическая лицензия, скидка 50% для учебных заведений	Нет
Стоимость	1) Серверная часть WSS Docs Server стоит 600 000 руб. 2) Клиентские неконкурентные лицензии - 1500 руб.	1) Серверная часть стоит 50 000 руб. 2) Неконкурентные пользовательские лицензии до 7500 руб. (до 50 пользователей, дальше скидки). 3) Конкурентные пользовательские лицензии - 12 750 руб.	"Регистрация" - 150 000 руб., "Канцелярия" - 260 000 руб., "Компания" - 430 000 руб.

Как видно из сравнения, все три СЭД всё таки отличаются и направлены на разные целевые аудитории:

• WorkLite Docs — не возьмут госы и крупный бизнес, а вот малому бизнесу, где необходимо закрыть вопросы того же согласования документов, наладить простейшую регистрацию корреспонденции и исполнения поручений, сделать архив, где нужна система простая и рабочая, то она вполне подойдёт. Получить за 420 000 руб. безлимитное количество пользователей, вполне интересно.

Плюсы: цена.
Имхо — система пока слишком молодая, многого из банального функционала СЭД нет, либо реализация слишком простая, также не блещет и юзабилити.

Из минусов Worklite docs:

• нет мобильного приложения ни для iPAD, ни для Android, ни под  Windows-планшеты.
• не решённа проблема производительности и масштабируемости платформы SharePoint — дамоклов меч, который так и будет висеть, не давая им хода в мир крупного бизнеса.

Мотивируют это тем, что мобильные приложения не нужны, что SharePoint 2013 и так хорош и без этого, а проблемы с производительностью самой платформы – это кривые руки админов. Соглашаться или нет — выбор за вами.

• WSS Docs -  берёт как средний, так и крупный бизнес, и не берут госы, потому что безопасность, закрытость разработки, отсутствие готовых модулей и опыта в области работы с госами. Система оставила двойственные впечатления.

Удобный и современный интерфейс, от которого от SharePoint не осталось и следа, нет не привычного риббона, нет настроек список и много того, к чему привыкли пользователи и админы SharePoint-порталов. Подход к рабочему месту кажется удобным лишь первоначально, что будет с рабочим местом пользователя и с единым списком не понятно, когда накопится большое количество документов и задач, например более 10 000 — а это не редкость на самом деле. Как их сортировать и искать нужное?

Интерфейс хоть и удобный, но до конца показался всё таки непродуманым.

Так же смущают возможности по настройке и поддержке — если работали ранее с SharePoint, эти знания вам не пригодятся, придётся учится заново.

Также не приятно удивило приложение для iPad. Слишком простое, похоже на дефолтный почтовик, не слишком безопасное, не слишком удобное.

• EOS for SharePoint - его не купит совсем малый бизнес, кто хочет внедрить документооборот до миллиона рублей, но его купят и гос.организации, и бизнес.

Плюсы EOS for Sharepoint:

• функциональные возможности
• наличие разных рабочих столов с настройками под разные нужды, что удобно: менеджеру нужны под рукой одни кнопки и поиск, делопроизводителю — другие, а руководителю — третьи.
• наличие приложения для iPAD, функционального, безопасного, и с неплохим и настраиваемым интерфейсом
• наличие приложений для Windows (aka “толстый” клиент)

Что не понравилось:

• долгий ответ менеджеров на запрос
• версию для SharePoint 2013 ЭОС выпустил самым последним лишь в 2014 году
• на тестирование хоть и дали версию для 2013, но отнюдь с не финальным интерфейсом, а с базовым SharePoint и минимальными изменениями в виде dashboard, объяснив, что идёт полная смена интерфейса
• отсутствие готового решения для корпоративного портала, которое есть у всех конкурентов. Возможность настройки корпоративного портала при внедрении — хоть и оправдание, но весьма странное.